Limitaciones de la DEMO

Estás utilizando una versión de prueba de Solviun. Esta DEMO te permite conocer el funcionamiento general de la herramienta antes de contratar el Plan Profesional.

Durante la DEMO tienes estos limites:

• Acceso al escritorio privado.
• Hasta 2 comunidades o proyectos.
• Hasta 4 proveedores.
• Hasta 2 invitados.
• Uso básico de la gestión de incidencias y seguimiento.

Algunas funciones no están disponibles en la DEMO:

• Archivos y documentos.
• Presupuestos.
• Uso ilimitado de comunidades.
• Uso ilimitado de proveedores e invitados.

Cuando alcances alguno de los límites de la DEMO, Solviun te mostrará un aviso.

Primeros pasos en Solviun

Esta guía te ayudará a familiarizarte con el funcionamiento de Solviun para comenzar a gestionar solicitudes de presupuestos y seguimiento de trabajos de forma eficiente.

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Escritorio

El Escritorio es tu panel de control principal.

Desde aquí puedes:

• Consultar listas de tareas recientes
• Acceder rápidamente a presupuestos
• Visualizar documentos recientes

Se recomienda utilizar esta sección como punto de partida en tu operativa diaria.

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Presupuestos

En esta sección podrás gestionar todo el ciclo de solicitud de presupuestos masivos.

Funciones principales:

• Crear nuevas solicitudes de presupuesto
• Enviar solicitudes a uno o varios proveedores
• Consultar todas las solicitudes realizadas
• Revisar los presupuestos recibidos

Para crear una solicitud, accede a “Pedir presupuesto” y sigue los pasos indicados en la guía específica.

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Documentos / Archivos

Esta sección permite subir archivos a la plataforma, como presupuestos, imágenes o documentación relacionada con solicitudes y trabajos.

Los documentos quedan registrados en el sistema y podrán consultarse posteriormente de forma organizada desde el Escritorio o desde las secciones correspondientes.

Para facilitar su gestión, se recomienda nombrar los archivos de forma clara e identificar correctamente su contenido.

Incidencias / Seguimiento

Esta sección está diseñada para el control y seguimiento de trabajos.

Permite:

• Crear incidencias relacionadas con un presupuesto o proyecto
• Asignar tareas a proveedores
• Realizar seguimiento del estado de cada trabajo
• Controlar la evolución de incidencias o servicios

Es recomendable utilizar esta sección una vez adjudicado un presupuesto.

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Mi cuenta

Desde esta sección puedes gestionar tu perfil de usuario.

Opciones disponibles:

• Modificar datos personales
• Cambiar contraseña
• Actualizar información de contacto

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Centro de ayuda

En el Centro de ayuda encontrarás:

• Guías de uso de la plataforma
• Instrucciones paso a paso
• Resolución de dudas frecuentes

Se recomienda consultar esta sección ante cualquier duda operativa.

Para mantener el sistema ordenado y facilitar la localización rápida de clientes y proveedores dentro de Solviun, se establece una nomenclatura interna común para el alta de registros. Esta estructura permite identificar de un vistazo si se trata de un cliente o un proveedor y, en el caso de los proveedores, reconocer además el oficio o gremio al que pertenecen.

• Los clientes se registrarán como CLI-NOMBRE.
• Los proveedores se registrarán como PRO-OFICIO-NOMBRE.

En proveedores, el código de oficio es obligatorio, ya que permite agrupar y localizar fácilmente por gremio. Es imprescindible mantener siempre el mismo criterio de escritura: códigos en mayúsculas, sin espacios, sin caracteres especiales, con nombres claros y reconocibles.

Flujo de trabajo recomendado

Para un uso correcto de la plataforma, se recomienda seguir este proceso:

1. Crear una solicitud desde “Pedir presupuesto”.
2. Asignar los proveedores que deben recibirla.
3. Esperar la recepción de presupuestos.
4. Revisar y comparar las propuestas recibidas.
5. Seleccionar el proveedor adecuado.
6. Crear tareas para el seguimiento del trabajo.
7. Gestionar toda la documentación desde la sección de archivos.

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Recomendaciones

Utiliza las tareas para mantener un control ordenado del trabajo.

• Añade descripciones claras en cada solicitud de presupuesto.
• Adjunta imágenes o documentos siempre que sea posible.
• Asigna correctamente los proveedores para evitar errores.

Recomendaciones sobre archivos adjuntos

Para garantizar un funcionamiento ágil de la plataforma, se recomienda subir archivos optimizados y evitar documentos o imágenes con un peso excesivo.

Tamaños recomendados:

• Documentos PDF: hasta 5 MB
• Tamaño ideal de las imágenes: hasta 500 KB
• Tamaño recomendado máximo: hasta 1 MB

Límite máximo permitido por la plataforma: 8 MB por archivo

Siempre que sea posible, se recomienda comprimir los archivos antes de subirlos. Esto facilita la carga, mejora la consulta desde dispositivos móviles y agiliza la gestión de la documentación.

Si un archivo supera el tamaño recomendado, puede utilizarse alguna herramienta de compresión online antes de subirlo a la plataforma.

Herramientas para optimizar archivos

Reducir el tamaño de imágenes (JPG, PNG): TinyPNG

Reducir el tamaño de archivos PDF: SmallPDF

Estas herramientas permiten comprimir documentos e imágenes sin pérdida significativa de calidad, facilitando su carga y consulta.

Cómo solicitar presupuestos de forma masiva

La plataforma permite enviar una misma solicitud de presupuesto a varios proveedores de forma rápida y organizada.

Paso 1. Crear la solicitud

Accede al apartado “Pedir Presupuesto”.

Completa todos los datos de la solicitud con la información del trabajo que deseas presupuestar. Si es necesario, adjuntar fotografías, documentos o cualquier archivo que ayude a los proveedores a valorar correctamente la actuación.Una vez revisada la información, pulsa en “Siguiente paso”.

Paso 2. Asignar los destinatarios

El campo «Grupo de usuarios» en esta funcionalidad quedará vacío.

En el campo “Grupo gestionado”, selecciona tu perfil de administrador de fincas. Veras tu solicitud de presupuestos en Presupuestos > Todos los presupuestos.

A continuación, en el campo “Usuario”, elige los proveedores a los que deseas enviar la solicitud de presupuesto.

Cuando finalices la asignación, guarda o pública la solicitud para que los proveedores seleccionados puedan acceder a ella desde su área privada y enviar su presupuesto.

Recomendaciones

Antes de enviar la solicitud, comprueba que la descripción del trabajo sea clara y que la documentación adjunta sea suficiente para facilitar una valoración precisa por parte de los proveedores.

Ver archivos sin descargar

En «Escritorio» baja hasta Archivos recientes y haz clic en el archivo en cuestión.

Paso 2, pones el cursor sobre le boton «Descargar» y clic derecho del raton. Se abre un desplegable para escoger «Abrir enlace en una pestaña nueva».